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MAILING - PUBLIPOSTAGE
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un assistant vous guide pour la s?lection des clients, fournisseurs ou prospects auxquels vous souhaitez envoyer un courrier, une offre de prix personnalis?e (clients uniquement) ou encore un appel d'offre (demande de devis fournisseur) |
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AGENDA
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alliance iii est muni d'un agenda : avertissements pour vos rendez-vous, recherche de disponibilit?, couplage cti (t?l?phonie et informatique). la visualisation des ?v?nements peut s'effectuer par semaine, journ?e, par utilisateur ou groupe de travail. les d?placements vont automatiquement alimenter les notes de frais des repr?sentants en fonction de param?tres ?tablis pour chaque employ? (taux kilom?trique, plafonds eventuels pour les repas, etc.) |
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AGENDA (2)
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pr?sentation de l'agenda en visuel hebdomadaire.... |
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GROUPEMENTS ET LISTES DE DIFFUSION
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les groupements d'individus (ou de soci?t?s) permettent de d?finir des listes de diffusion pour vos actions commerciales (email, t?l?copies), et aussi des groupements de clients pour achat en commun : lorsque vous emettez une facture au nom du groupement, le logiciel va alors ?mettre plusieurs folios individualis?s au nom de chaque membre en le facturant au prorata d?fini dans le groupement. |
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GESTION DES EMPLOY?S ET REPR?SENTANTS
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le fichier employ?s permet de saisir tous les param?tres requis pour le commissionnement et le d?fraiement des repr?sentants (taux kilom?trique et plafonds 'divers' pour les notes de frais) |
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NOTES DE FRAIS
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exemple de saisie de note de frais. en rouge, les plafonds qui ont ?t? d?pass?s et ne seront pas rembours?s... |
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CONSULTATION D'UN COMPTE
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cet ?cran affiche l'historique des mouvements du compte choisi. il offre toutes les proc?dures requises pour la recherche d'?critures, le lettrage et le rapprochement bancaire. |
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BALANCE COMPTABLE
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la balance fait ?tat des mouvements et soldes de chaque compte sur la p?riode de votre choix. lorsque vous demandez une balance clients, le logiciel ventile les montants en fonction du niveau de risque indiqu? dans chaque fiche (clients suspendus ou clients ? surveiller) |
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BALANCE AG?E - BALANCE PR?VISIONNELLE
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contrairement ? la balance comptable, bas?e uniquement sur les factures ?mises et r?glements per?us, la balance pr?visionnelle ag?e permet de tenir compte des commandes en cours et des livraisons non factur?es (c'est ? dire les factures non ?tablies ou non re?ues) en ventilant les r?glements en fonction des ?ch?ances certaines ou probables. vous disposez ainsi d'?l?ments pr?visionnels ? m+1, m+2,... |
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JOURNAL DE TVA
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un outil pour votre d?claration de tva : ventilation des ventes (ou achats) par taux avec gestion des diff?rents faits d?clencheurs : d?bits, encaissements, encaissements hors arrhres. |
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PARAM?TRAGE TVA
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l'?cran ci-dessous permet de d?finir les diff?rents taux de tva et leur imputation comptable. il est entre autre possible de ventiler mensuellement les comptes de tva et de forcer, dans le cas d'un plan comptable 'tr?s simplifi?' tous les achats et ventes ? ?tre imput?s dans un compte d?pendant uniquement du code tva, plutot que de ventiler les op?rations par famille d'articles (option par d?faut), voire m?me par article. |
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FACTURES NON SOLD?ES
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cet ?tat affiche les factures (clients ou fournisseurs) selon trois crit?res principaux : factures pay?es, factures non sold?es, factures non sold?es et echues. le logiciel interpose une colonne 'n? de t?l?phone' dans le cas o? vous souhaiteriez effectuer une relance t?l?phonique (sans pour autant ignorer les possibilit?s de relances par courrier, fax ou email dont dispose alliance iii) |
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EXPORTATION DES ?CRITURES COMPTABLES
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si alliance dispose d'un module comptable int?gr?, vous pouvez aussi choisir de conserver ou d'opter pour un logiciel de comptabilit? d'un tierce ?diteur. alliance iii pr?pare les ?critures comptables d?coulant des op?rations d'achat et de vente effectu?es en gestion commerciale et les transmet ? votre gestion comptable. |
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TRAITEMENT DE TEXTE INT?GR
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alliance iii int?gre un traitement de texte permettant de r?aliser vos courriers quotidiens. il serait malhonn?te et pr?tentieux d'envisager une comparaison avec le leader bien connu des traitements de texte sous windows. toutefois, ses fonctionnalit?s de mise en page (police, tableaux, insertion d'images) suffiront pour la majorit? de vos documents, vous ?vitant ainsi l'acquisition de x licences sur votre parc informatique. |
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MOTEUR DE RECHERCHE ALLIANCE III
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le moteur de recherche vous permet d'acc?der tr?s facilement aux informations que vous recherchez sur un client, un fournisseur ou un article. il permet ?galement de rechercher un correspondant d'apr?s son num?ro de t?l?phone. ce module, accessible avec la touche de fonction f12, vous permet de consulter les stocks ou l'historique d'un article, d'un client,... : il vous suffit de taper quelques lettres dans la zone 'chercher' et le logiciel vous affiche tous les ?l?ments susceptibles de r?pondre ? vos attentes (recherche sur une partie du nom ou du libell?, n? de t?l?phone/fax, code-barres,...) |
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INFORMATIONS RAPIDES SUR UNE PI?CE DE GESTION (FACTURE, DEVIS,ETC.)
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a partir de n'importe quel ?tat statistique, vous acc?dez par un simple clic droit ? un menu contextuel proposant tous les raccourcis requis pour obtenir des informations compl?mentaires sur le client, le fournisseur, l'article ou encore le document sur lequel est positionn? la souris. |
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INFORMATIONS RAPIDES SUR UN TIERS (CLIENT, FOURNISSEUR, PROSPECT, EMPLOY?...)
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a tout moment, acc?dez rapidement ? l'essentiel de l'information. a partir de tout ?tat statistique ou du classeur, un clic droit vous permet de consulter plus en d?tail l'?l?ment s?lectionn?. dans l'exemple ci-dessous, vous visualisez instantan?ment les principales informations relatives ? la fiche du client dont vous consultez la commande dans le classeur d'alliance iii. a noter que cette fiche appara?t automatiquement lors d'un appel t?l?phonique par reconnaissance du num?ro appelant (installations avec cti uniquement) |
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FICHIER DES CODES POSTAUX ET COMMUNES
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alliance iii est livr? avec un fichier des codes postaux, bureaux distributeurs et communes. ainsi, lorsque vous renseignez une fiche client/fournisseur ou toute autre, la simple saisie du code postal permet de retrouver la commune. (idem pour les codes ape, les banques et les guichets) |
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CALCULATRICE
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mettre en avant l'existence d'une calculatrice dans un logiciel de gestion semble d?risoire. et pourtant, la mani?re dont elle est int?gr?e au reste du logiciel la rend particuli?rement appr?ciable : sur chaque zone num?rique (ici, le prix ht de l'article), elle s'active automatiquement d?s que vous utilisez un op?rateur arithm?tique (+-*/) et le r?sultat de l'op?ration est automatiquement rappatri? dans la zone initiale. ajoutez ? ceci la possibilit? de masquer et de conserver ces calculs dans vos devis. a savoir aussi : - sur chaque zone mon?taire, possibilit? d'ouvrir le convertisseur de devises - sur chaque zone de date, possibilit? d'ouvrir le calendrier (touche *) - sur chaque zone de type 'n? de t?l?phone', possibilit? d'appeler le correspondant (en environnement cti) - sur chaque zone de type 'n? de fax', possibilit? d'?mettre un fax (via alliance iii fax server) |
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E-COMMERCE : GESTION DES DROITS ET ACC?S PAR CLIENT-INTERNAUTE
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alliance iii e-commerce est le module 'standard' d'e-commerce en liaison totale avec la gestion commerciale. si vous h?bergez votre-site ou le confiez ? un h?bergeur autorisant l'acces odbc sur la base de donn?es internet, toutes les synchronisations entre la base de donn?es alliance iii et la base de donn?es du site internet sont effectu?es en temps r?el. vous pouvez pour chaque internaute d?finir ou modifier : - son mot de passe - son mode de paiement par d?faut (ou obligatoire) - une s?curit? sur la validation de ses commandes (n?cessit? par exemple d'envoyer un fax sign? ou de le rappeler pour confirmation) - son droit d'acc?s en consultation de vos stocks (aucun, total avec visu des quantit?s ou simplement un indicateur disponible o/n) |
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ADMINISTRATION PAR FTP
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le site d'e-commerce, lorsqu'il n'est pas 'alimentable' en temps r?el par liaison odbc sur la base de donn?es, va ?tre nourri par transmission de fichiers textes (crypt?s) grace au module d'administration 'net-alliance iii'. si vous h?bergez votre site, vous n'aurez jamais ? utiliser ce module car les mises ? jour (r?plications ou synchronisations) entre la base de la gestion commerciale et le site internet sont automatiques et s'ex?cutent en temps r?el : - vous recevez une commande : elle est aussit?t dans votre gestion commerciale alliance iii - vous modifiez une fiche article : votre site d'e-commerce 'net-alliance iii' est ? jour |
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FICHIER CLIENTS
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le fichier client, comme tous les fichiers de base, pr?sente dans sa partie sup?rieure les informations principales. une barre d'ic?nes donne acc?s aux principales fonctionnalit?s (ajout, suppression, recherche multi-crit?res, filtre de s?lection, impression, duplication,...) un syst?me d'onglet permet d'acc?der ? des sous-fen?tres pr?sentant d'autres informations (statistiques, bloc-notes param?trable,etc.) seules les zones bleut?es sont obligatoires. chaque zone peut se voir attribuer une valeur par d?faut lors de la cr?ation d'une nouvelle fiche. le logiciel est livr? avec un fichier des communes et bureaux distributeurs, un fichier des codes ape et un fichier des pr?noms et dates de f?tes (pouvant servir de base ? un mailing) |
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LISTE DES CLIENTS
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a chaque fichier de base (clients, fournisseurs, articles, etc.) est associ? un syst?me de liste de recherche puissant et param?trable par utilisateur. chacun peut choisir les colonnes du fichier qu'il souhaite voir dans la liste. toute colonne devient alors automatiquement un crit?re de tri et de recherche. |
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FICHIER FOURNISSEURS
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la fiche fournisseur regroupe toutes les informations n?cessaires ? un suivi optimis? des achats : identification, conditions particuli?res (frais de gestion, minima de commande et franco de port), notion de tiers pay?. a souligner dans alliance l'existence d'un r?f?rencier fournisseur permettant de reprendre et d'int?grer dans votre base l'ensemble du catalogue articles d'un ou plusieurs fournisseurs, sans venir 'polluer' votre propre fichier avec des r?f?rences dont vous n'avez pas l'utilit?. il s'agit en fait d'un fichier secondaire qu'alliance n'ira interroger que lorsque vous saisirez dans une commande fournisseur (ou client), un article inexistant dans votre base de donn?es. si le logiciel trouve la r?f?rence en question chez un de vos fournisseurs, il vous proposera de l'importer dans votre base en r?cup?rant un maximum de donn?es du catalogue fournisseur. |
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GESTION DES BANQUES
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les banques et guichets sont enregistr?s dans un fichier aliment? automatiquement lors de la cr?ation de nouvelles fiches clients ou fournisseurs. alliance peut aussi r?cup?rer l'int?gralit? de ces informations depuis des fichiers de la banque de france (n?cessite un abonnement aupr?s de ses services) |
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CARNET D'ADRESSES
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le carnet d'adresses permet de regrouper tous les intervenants de l'entreprise qui ne peuvent ?tre inclus dans les prinicipaux fichiers de tiers (clients, employ?s, fournisseurs, prospects et banques). il existe un carnet d'adresses commun ? l'entreprise et un carnet d'adresses propre ? chaque utilisateur (et confidentiel). |
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GESTION DES ARTICLES
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les articles sont class?s en cat?gorie, rayon, familles et sous-familles. d'autres crit?res personnalisables peuvent venir enrichir cette classification qui vous permettra d'obtenir des statistiques claires, individuelles pour chaque article ou alors regroup?es par ensemble (rayon, famille, etc.). vous trouverez plus bas une description de certaines propri?t?s du fichier 'articles' d'alliance iii |
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tout comme dans les fiches clients, fournisseurs ou prospects, la fiche article accueille diff?rentes zones d'observations (commentaires libres sans limite de taille) dont une zone d'alerte qui appara?tra ? chaque appel de l'article lors d'une commande, d'un bl, etc., ainsi qu'un bloc-notes personnalisable pour l'entreprise et pour chaque utilisateur. |
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ARTICLES NOMENCLATUR?S, PRODUITS ET LOTS
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alliance iii g?re les nomenclatures sans limitation de profondeur. la nomenclature permet de composer des lots et ainsi de d?tsocker en une seule vente l'ensemble des composants (ex: article 'caisse ? outils' compos? d'une caisse, de x cl?s et y tournevis) un module optionnel autorise les 'nomenclatures configurables ? la vol?e'. a titre d'exemple, vous pouvez d?finir un article-prototype 'ordinateur' compos? d'un boitier, d'une alimentation, d'un processeur, d'une carte m?re, etc. sans pr?ciser les r?f?rences de ces articles. lors de l'achat ou de la vente, le logiciel vous imposera de s?lectionner les composants exacts. |
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RAYONS, FAMILLES ET SOUS-FAMILLES
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la notion de famille est la plus importante de toutes celles propos?es pour l'organisation du fichier articles (entre autres : marques, rayons, cat?gories, mod?les...) en effet, contrairement ? ces autres notions qui n'ont pour but que de faciliter le classement, la recherche et l'interrogation statistique par le biais de filtres et de regroupements, la notion de famille peut ?tre utilis?e pour d?finir les imputations comptables (comptes d'achat, vente, location) qui serviront ? la pr?paration des ?critures destin?es ? votre logiciel de comptabilit?. |
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PRESTATIONS ET SERVICES
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ce fichier permet de g?rer l'ensemble des prestations et services que vous pouvez ?tre amen? ? acheter ou vendre. outre la main d'oeuvre, ce fichier accueille les services et frais divers qui ne peuvent ?tre consid?r?s comme des articles : frais de port, remises globales et escomptes de pied de document. a noter que la variante 'main d'oeuvre suivie', par opposition ? 'main d'oeuvre g?n?rale', impose le renseignement pr?cis et d?taill? des heures effectu?es par les employ?s. concernant les frais de port, alliance propose de les imputer automatiquement sur le co?t de revient des articles au prorata des quantit?s ou montants achet?s. |
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ACCUEIL - SAISIE DU MOT DE PASSE
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lors de l'entr?e dans alliance iii, vous devez fournir votre code d'acc?s et votre mot de passe. de votre code d'acc?s d?pendra tout un ensemble de pr?f?rences, de droits et d'interdictions param?trables. |
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ACCUEIL
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la page de garde du logiciel (apr?s identification et authentification de l'utilisateur par un code d'acc?s et un mot de passe) propose des acc?s rapides aux fonctionnalit?s les plus utilis?es, ainsi que des raccourcis vers vos logiciels et sites favoris. |
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CLASSEUR (ACHATS,VENTES,COURRIERS...)
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le classeur regroupe tous vos documents de gestion et aussi toutes vos correspondances. il permet de rechercher, modifier, supprimer,imprimer, faxer ou envoyer par email devis, factures, bons de livraison, etc. un simple clic de souris permet de transformer un devis en commande, un bl en facture ou encore une facture en avoir. la gestion des reliquats s'effectue automatiquement, ? la demande ou en fonction des pr?f?rences d?finies pour chaque client ou fournisseur. |
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SAISIE DE TICKET
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la saisie de ticket de caisse peut s'effectuer en mode standard dans une grille de saisie aux colonnes param?trables ou en mode tactile (r?serv? aux activit?s g?rant peu de r?f?rences et g?n?ralement non code-bar?es). le module de caisse pr?sente de nombreuses possibilit?s dont vous trouverez le d?tail en dessous de la capture d'?cran. |
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JOURNAL DE CAISSE D?TAILL
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le journal de caisse d?taill? affiche par moyen de paiement l'ensemble des op?rations de la journ?e (ou de la p?riode indiqu?e), pour un ou plusieurs postes caisse. vous pouvez imprimer x ,y et z de caisse , avec ou sans ventilation des ventes par famille/sous-famille,etc. |
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JOURNAL DE CAISSE CUMUL
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le journal de caisse 'cumul?' vous offre une pr?sentation quotidienne de vos recettes ventil?es par moyens de paiement. |
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JOURNAL DES AVOIRS DE CAISSE
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lorsqu'un client vous retourne de la marchandise, vous pouvez au choix le rembourser ou lui faire un avoir. alliance iii g?re les avoirs en suivant le solde d?, de telle sorte qu'un m?me avoir pourra servir ? plusieurs achats diff?rents. par exemple, un avoir de 100? effectu? aujourd'hui pourra ?tre utilis? demain par le client pour un achat de 60?, puis dans une semaine pour le solde (40?). remarque : il est possible de fixer une limite de validit |
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CAISSE : GESTION DES ARTICLES DIVERS
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lors d'une vente 'press?e' avec une affluence ? la caisse ne vous permettant pas de prendre le temps d'effectuer de quelconques recherches, vous pouvez ?tre amen? ? utiliser des articles 'divers' pour passer un article dont le code-barre et la r?f?rence sont illisibles sur l'?tiquette (ou l'?tiquette absente). ce module vous permet de r?affecter une vente ? post?riori en listant tous les articles 'divers' ayant ?t? pass?s en caisse. |
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G?N?RATEUR D'?TIQUETTES
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alliance iii dispose d'un g?n?rateur d'?tiquettes code-barres vous permettant de d?finir vos propres pr?sentations, qu'il s'agisse d'?tiquettes articles, d'?tiquettes de gondole, d'?tiquettes de colisage (le logiciel g?re les notes de colisage avec r?partition par palette/carton/colis) |
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PROPOSITION DE COMMANDE FOURNISSEUR
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les propositions de commande permettent ? l'utilisateur de pr?parer ses commandes efficacement : le logiciel analyse les stocks d'un site donn? pour l'ensemble des articles ou selon crit?res (famille, marque,...). pour chacun des articles, il v?rifie les commandes clients et fournisseurs en cours, les ventes potentielles ? venir et propose une commande en fonction des stocks mini et maxi d?finis dans chaque fiche article. |
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SAISIE DE COMMANDE
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la chaine des achats est tr?s semblable ? celle des ventes. alliance g?re l'ensemble du cycle, depuis la demande de prix (ou appel d'offres) ? la facturation, en passant bien entendu par la saisie de commande et le contr?le des r?ceptions, avec ou sans gestion des reliquats. le colonnage du tableur (grille de saisie) est param?trable. ici, l'utilisateur aura notamment choisi de faire appara?tre la quantit? en stock (8?me colonne). il aurait ?galement pu demander la quantit? en cde client, le stock ? terme, le minimum de commande,les ventes moyennes r?alis?es ces derni?res semaines... |
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COMMANDE FOURNISSEUR URGENTE...
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vous avez peut-?tre remarqu? dans l'?cran pr?c?dent le message 'commandes urgentes' sur fond rouge. il indique ? la personne en train de saisir la commande que certains collaborateurs ont effectu? des demandes d'achat concernant ce fournisseur. ainsi, chaque membre de l'entreprise peut r?pertorier des besoins urgents qui seront automatiquement transmis au(x) d?cisionnaire(s). lors de la saisie de la commande, l'utilisateur est averti et n'a qu'a cliquer sur le message 'commandes urgentes' pour en obtenir la liste et choisir de l'int?grer ou non dans sa commande. |
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R?CEPTION DE MARCHANDISES
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il existe dans alliance plusieurs m?thodes pour enregistrer une livraison fournisseur, et le choix 'optimal' de l'une d'entre elles d?pendra autant de votre activit? que des habitudes de votre fournisseur : - g?re-t-il ou non les reliquats ? - envoie-t-il des notes de colisage tri?es par r?f?rence ou dans l'ordre dans lequel vous avez ?mis votre commande ? - vous adresse-t-il un bl par commande ou regroupe-t-il plusieurs commandes dans un m?me bl ? - ses articles sont-ils pour la plupart 'code-barr?s' ? - dispose-t-il d'un syst?me comme alliance permettant d'envoyer par email ou disquette un fichier contenant les r?f?rences livr?es, auquel cas il ne vous reste qu'? 'pointer' sa livraison apr?s que le logiciel l'ait int?gr?e. |
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CATALOGUES FOURNISSEURS
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diff?rentes proc?dures permettent de r?cup?rer les fichiers articles de vos fournisseurs ? partir d'un cd ou d'une disquette. une fois r?cup?r?, vous pouvez consulter l'ensemble de ces r?f?rences et rep?rer facilement les variations de tarifs. le logiciel propose plusieurs assistants permettant de r?evaluer vos tarifs de vente en fonction de vos nouveaux prix d'achats. |
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CATALOGUES FOURNISSEURS - ASSISTANT CALCUL NOUVEAU TARIF
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un assistant permet de calculer vos tarifs de vente en fonction des tarifs d'achat. a noter que cet assistant peut fonctionner en mode 'inverse' pour ?valuer les prix d'achats en fonction de prix de vente publics conseill?s, voire m?me impos?s par les fournisseurs (librairies) |
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FACTURES NON PARVENUES
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liste des factures fournisseurs non parvenues. le logiciel propose ?galement une balance ag?e tenant compte de l'ensemble des documents de gestion : factures , r?ceptions ou livraisons non factur?es, commandes fournisseurs ou clients en cours. (voir en rubrique 'comptabilit |
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GESTION DES ARTICLES : STOCKS MULTID?POTS
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un article peut ?tre suivi en stock sur plusieurs sites (d?pots, magasins, ateliers, sous-traitants ou fa?onniers, d?positaires,...). sur chaque site, vous pouvez d?finir un stock minimum et un stock maximum qui serviront d'alertes et de crit?res de r?approvisionnement, notamment en cas d'utilisation du module de 'proposition de commande fournisseur' (r?assort automatique) |
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VALORISATION DES STOCKS
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la valorisation des stocks peut s'effectuer par article, par rayon, par marque, par famille et sous-famille, etc. alliance permet de valoriser le stock ? n'importe quelle date en recalculant la quantit? th?orique de chaque article ? la date souhait?e. les principales m?thodes de valorisation sont disponibles : pmp / dpa / co?t de revient / fifo-lifo / prix de vente ht ou ttc. |
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INVENTAIRE - ETAT DE COMPTAGE
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l'?tat de comptage constitue avec l'inventaire par lecture optique la m?thode de recensement la plus utilis?e. le logiciel pr?pare un ?tat (g?n?ralement tri? par all?e-rayon-casier) des articles de votre d?p?t ou magasin (soit la totalit? des articles, soit une s?lection par filtre multi-crit?res). vous imprimez ensuite cet ?tat, le renseignez, puis enfin le saisissez sur informatique afin de mettre ? jour les stocks. avec alliance, nul besoin de compter l'int?gralit? de votre stock en un seul jour. vous pouvez proc?der en plusieurs ?tapes et compter les rayons au fur et ? mesure de vos disponibilit?s en ressources humaines. par exemple, vous pouvez compter le rayon 'librairie' le 27 d?cembre, le rayon 'hi-fi' le 28, ensuite effectuer la majeure partie du reste du magasin le 30, et ?ventuellement compter quelques rayons r?siduels d?but janvier. alliance recalculera pour vous le stock au 31 d?cembre en tenat compte des achats et ventes r?alis?s entre la date de comptage et la date d'inventaire comptable. |
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ETAT DE COMPTAGE POUR ARTICLES NON INVENTORI?S...
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une fois votre inventaire physique termin?, alliance iii met ? votre disposition un ?tat des articles non compt?s afin d'?viter toute omission et ?ventuellement de remettre automatiquement le stock des articles en question ? z?ro. |
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ETAT DES ARTICLES EN RUPTURE
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l'?tat des articles en rupture pr?sente, pour un site donn?, l'ensemble des r?f?rences ayant 'sous-pass?' le stock minimal d?fini dans chaque fiche article. la capture d'?cran ci-dessous fait ?tat de stocks n?gatifs : - alliance autorise sur option les stocks n?gatifs (il s'agit d'une pr?f?rence ? activer dans la fiche soci?t?) - les stocks n?gatifs ne peuvent ?tre la conq?quence que d'une erreur de saisie ? la vente ou d'achats physiquement r?ceptionn?s mais non encore saisis dans le syst?me informatique. |
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SAISIE DE COMMANDE/BL/FACTURE
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alliance iii g?re l'ensemble du cycle des ventes, de la proposition de prix ? la facturation, avec couplage en comptabilit?. la saisie des pi?ces de gestion s'effectue dans des tableaux dont le colonnage est enti?rement param?trable, avec pr?s de 70 champs disponibles en ligne. nous allons vous pr?senter ci-apr?s un certain nombre d'?crans. la recherche d'un article est rendue plus qu'ais?e par le moteur de recherche : vous pouvez acc?der ? une r?f?rence en tapant son d?but, son code-barre (ou sa partie finale), un mot du libell?, la r?f?rence de votre fournisseur, celle de votre client, l'emplacement en stock (all?e-casier), ou encore en appelant la liste de recherche et les filtres multi-crit?res. |
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l'onglet 'compl?ments d'ent?te' permet de renseigner diff?rents d?tails aff?rents au document en cours de saisie : - date et adresse de livraison souhait?e - code affaire/dossier : permet d'associer chaque document ? une affaire afin de suivre avec exactitude les temps, marges et chiffres sur un dossier... |
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l'onglet 'pied et ?ch?ances' permet de personnaliser les modalit?s de r?glement, d?finir le taux de tva applicable ? l'ensemble du document (import/export) et de v?rifier les montants minimum de commande et franco de port. toutes ces informations sont ?videmment extraites de la fiche client (ou fournisseur) d?s l'ouverture du document sans intervention de votre part. vous pouvez 'ponctuellement' les modifier pour un document donn |
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l'onglet 'compl?ment d'impression' permet de soigner la pr?sentation de vos documents en y ajoutant un texte d'introduction et un texte de pied de document, ainsi que de renseigner des informations internes qui appara?tront sur les documents d'aide ? la pr?paration de la commande (ordre atelier, bon de pr?l?vement,...) |
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l'onglet 'statistiques' vous donne des informations sur : - la mani?re dont sera comptabilis?e le document - les chiffres et marges d?gag?es par famille, article,... ,en bref : combien gagnez-vous sur cette commande... |
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SAISIE DE COMMANDE/BL/FACTURE (SAISIE EN RAFALE)
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si votre entreprise g?re une partie de son activit? par vpc, l'option 'saisie d'articles en rafale' vous int?ressera tr?s probablement. le but du jeu est simple: - un client vous appelle - le logiciel ouvre sa fiche et vous propose de passer ? la saisie de commande (si module cti actif) - alliance vous permet de proposer facilement ? votre client tous les articles qu'il a l'habitude d'acheter, les articles actuellement en promo ou ? d?stocker d'urgence, etc. |
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CONFIRMATION DE COMMANDE
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alliance g?re les confirmations de commandes clients. ce module n'est utile qu'aux grossistes et fabricants. apr?s avoir saisi une ou plusieurs commandes, vous pouvez effectuer des annulations (r?f?rences non livrables) ou confirmations avec date de livraison probable. des lettres de confirmation seront ensuite imprim?es pour indiquer ? vos clients les r?f?rences qui leur seront effectivement livr?es et/ou celles dont vous avez renonc? ? la fabrication (ou ? la commande fournisseur) |
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exemple de confirmation pour une commande (n? cc032070001) |
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PROPOSITION DE LIVRAISON
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le module 'proposition de livraison' analyse les stocks disponibles et les commandes clients en cours. en fonction de priorit?s d?finies dans les commandes (date de livraison souhait?e, date de commande) et de crit?res plus 'personnels' que vous pouvez indiquer dans chaque fiche client, le logiciel vous pr?sente la liste des commandes que vous pouvez satisfaire. quelques manipulations vous permettent alors de rapidement g?n?rer les bons de livraison accompagn?s. si vous le souhaitez, vous pouvez demander l'impression de bons de pr?l?vement (documents permettant une recherche et un pr?l?vement ordonn? par all?e, casier,... dans l'entrep?t ou le magasin) |
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COMMANDES - GESTION DES RELIQUATS
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le logiciel g?re les reliquats tant sur les commandes clients que sur les commandes fournisseurs (? noter qu'il s'agit d'une pr?f?rence pouvant ?tre d?finie par client ou fournisseur). parmi les diff?rents ?tats vous informant de l'?tat de vos commandes, l'utilisateur aura ici opt? pour le module "?tat des commandes ? livrer" en demandant un tri par client avec d?tail des quantit?s en stock et des quantit?s en commande fournisseur (stock attendu) |
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COMMANDES - ETAT D'AVANCEMENT DES LIVRAISONS
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cet ?tat est principalement destin? aux entreprises g?rant des livraisons s'?talant longuement dans le temps. elle permet de connaitre pour chaque commande client en cours le niveau de livraison atteint en pr?cisant les num?ros et dates des livraisons effectu?es. |
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ETIQUETTES ET NOTES DE COLISAGE
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alliance permet d'imprimer les notes de colisage (document a4 indiquant le contenu de chaque palette ou colis) et ?galement les ?tiquettes de colisage (?tiquettes coll?es sur les cartons indiquant les nom et adresse de l'exp?diteur et du destinataire, le n? de colis et, sur option, le d?tail de son contenu) |
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FACTURATION AUTOMATIQUE
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le module de facturation automatique (?galement appel? facturation en rafale ou facturation par lot) analyse les bons de livraison ? facturer et vous propose d'en effectuer la facturation selon des crit?res param?trables : - regroupement ou non des bl sur une seule facture en fonction des pr?f?rences du client et d'autres conditions (pluralit? des vendeurs) - minima de facturation (pour emp?cher l'envoi de factures en cas de trop faible montant et attendre la prochaine facturation en rafale) - maxima de regroupement : si un bl d?passe une certaine somme, le facturer obligatoirement ? part. |
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l'?cran ci-dessous vous montre les param?tres 'avanc?s' de la facturation par lot, avec notamment la possibilit? de la rendre pleinement 'automatique' (validation et impression) |
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CATALOGUES ET TARIFS (CLIENTS)
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alliance dispose de tous les syst?mes de tarification les plus fr?quents : - remise et sur-remises (g?n?rales ou par famille-rayon ou cat?gorie d'articles et de clients) - catalogues de prix : ils permettent de d?finir une liste de prix particuli?re pour une cat?gorie de clients donn?e. il suffit ensuite, dans la fiche client, de pr?ciser qu'un tel b?n?ficie de tel catalogue. |
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TRAITES - LETTRE DE CHANGE ET CH?QUES
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alliance iii permet l'impression de traites et ch?ques. le module etebac permet d'effectuer les pr?l?vements et virements par t?l?transmission selon le protocole du m?me nom. |
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BORDEREAUX DE REMISE EN BANQUE
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alliance vous permet de facilement ?tablir vos bordereaux de remise en banques (esp?ces et ch?ques). le module et?bac en permet un transfert par disquette ou t?l?transmission. |
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SAISIE DE COMMANDE/BL/FACTURE (GRILLE TAILLE-COULEUR)
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affichage d'un document en mode 'taille-couleur' |
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PARAM?TRAGE DES GAMMES
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alliance iii permet la gestion d'articles par gamme : - taille/couleur (textile et ?quipement de la personne) - largeur/hauteur (menuiseries-miroiteries,...) - et, d'une fa?on plus g?n?rale, en toute d?clinaison que vous le souhaitez sur 1,2, ou 3 gammes (dimensions) le progiciel est livr? avec l'ensemble pr?-d?fini des gammes les plus usit?es dans votre profession. vous pouvez les modifier, en ajouter ou en supprimer. (explications plus bas) |
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D?FINITION DES GAMMES
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d?clinez vos gammes ? volont?... qu'il s'agisse de tailles, couleurs, largeur, ..., alliance iii vous laisse ma?tre de cr?er autant d'?l?ments que nec?ssaires pour g?rer vos articles et mod?les. |
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RACCOURCIS POUR QUANTIT?S FR?QUENTES PAR GAMME
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s'il est fr?quent que les clients commandent (ou que vous commandez ? vos fournisseurs), des quantit?s r?p?titives au sein d'une m?me gamme, vous pouvez cr?er des raccourcis clavier (lettres de 'a' ? 'z') qui vous permettront de rapidement affecter des quantit?s usuelles lors de la saisie d'une commande d'un mod?le. |
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SAISIE EN GRILLE TAILLE/COULEUR
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l'?cran ci-dessous montre un exemple de saisie de commande en grille taille/couleur (il aurait tout aussi bien pu s'agir d'une saisie de bl, r?ception, ou facture en grille largeur/hauteur). a gauche des quantit?s saisies figurent les quantit?s en stocks : l'utilisateur peut aussi faire appara?tre les quantit?s en commande ou les quantit?s 'en stock ? terme' (qt? ? terme = qt? en stock + qt? en cde frs - qt? en cde client) |
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PAYS, DEVISES ET LANGUES...
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alliance est livr? avec un ensemble de fichiers pr?-param?tr?s : - codes postaux et bureaux distributeurs de france - code ape/naf et libelle - fichier des pr?noms et dates de f?tes - pays, devises et langues - nomenclatures cee (version import/export) et aussi, sous conditions particuli?res d'obtention car ces fichiers ne sont pas notre propri?t? et ?volue constamment : - codes banques et codes guichet (sous r?serve d'achat du fichier par vos soins aupr?s de la bdf) - annuaire t?l?phonique de france (int?gration de cd acquis par vos soins dans la base de donn?es) l'interet ? il est simple : plutot que de renseigner compl?tement une fiche client, indiquez son num?ro de t?l?phone et alliance se charge d'int?grer les informations de base (nom, adresse, pr?nom,...) depuis la source de donn?es externe. |
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D?CLARATION D'?CHANGE DE BIENS
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alliance iii g?n?re vos d?clarations d'?change de biens (introduction et exp?dition) : calcul des valeurs statistiques par imputation automatique (prorata quantitatif) des frais de port sur chaque article, calcul des masses ?chang?es par nomenclature cee, etc. |
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STOCK PAR D?CLINAISON TAILLE-COULEUR
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l'exemple ci-dessous donne une valorisation de l'ensemble du stock par d?clinaison taille/couleur. l'utilisateur a choisi une valorisation au prix d'achat. il est bien entendu libre de 'cocher' autant de modes de valorisation (dpa, fifo, prix de vente,...) qu'il d?sire. |
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MAILING - PUBLIPOSTAGE (2)
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alliance s'appr?te ? g?n?rer un courrier (ou fax ou email) vers 297 clients en leur proposant les promotions du mois accompagn?es, pour chacun d'entre eux, d'une liste personnalis?e des articles 'consommables et r?currents' qu'ils vous ach?tent. le principe est simple : si un client vous ach?te une cartouche hp n?45 tous les 60 jours en moyenne et que 60 jours se sont ?coul?s depuis sa derni?re visite, rappelez-lui votre existence au moment ad?quat, tout en lui proposant d'autres articles. |
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CR?ATION FICHE SOCI?T
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alliance iii est un progiciel multi-soci?t? avec lequel vous pouvez g?rer plusieurs entreprises. chacune de ses entreprises peut ?tre h?berg?e sur un serveur distinct avec son propre sgbd (acces,sql server ou oracle). lors de la cr?ation d'une entreprise, vous pouvez r?cup?rer des informations en provenance d'autres dossiers. il est ?galement possible de partager certains fichiers (articles, fournisseurs, clients) entre les soci?t?s (version alliance iii gold seulement) |
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FICHE SOCI?T
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la fiche soci?t? est la premi?re ? remplir lors de l'installation du logiciel. elle vous permet de d?cliner votre identit? commerciale, la liste des ?tablissements, magasins, ateliers,... et surtout de pr?ciser un grand nombre de pr?f?rences d'utilisation 'g?n?rales' (c'est ? dire communes ? l'ensemble des utilisateurs). |
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PARAM?TRAGE DOCUMENTS (DEVIS, BL, FACTURES,...)
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le logiciel permet de g?rer l'ensemble des cycles des achats et des ventes. chaque type de document est param?trable ? la fois en terme de pr?sentation et de s?curit?. ci-dessous, vous pouvez modifier le colonnage pour la saisie parmi une soixantaine de champs possibles. a noter qu' alliance permet de faire appara?tre sur chaque ligne de vos documents des informations statistiques tr?s utiles lors de l'appel d'une r?f?rence article : quantit? en stock, en commande, dernier prix n?goci? avec le client ou le fournisseur, moyenne des ventes de la semaine ou du mois pr?c?dent, etc. |
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PARAM?TRAGE DOCUMENTS (2)
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pour chaque type de document, vous pouvez d?finir diff?rentes pr?f?rences : - fr?quence de sauvegarde automatique (sauvegardes locales instantann?es) - possibilit? d'ins?rer les documents en cours d?s l'ouverture d'un nouveau document (ex: rappel automatique des commandes en cours lors de la saisie d'un bl client) - interdiction de modification si le document a ?t? imprim?, etc. - attribution de droits sp?cifiques ? chaque utilisateur (cr?ation, modification, consultation, suppression, impression) |
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PARAM?TRAGE DOCUMENTS (3)
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vous pouvez d?finir des r?gles de validation pour chaque document : - liste des zones obligatoires - liste des zones facultatives mais 'conseill?es' (apparition d'un avertissement si non renseign?es) - type ou ?num?ration d'articles pouvant ?tre inclus dans le document (ou exclusion d'articles interdits) - type de clients, fournisseurs ou prospects auxquels ce document peut ?tre adress |
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CONFIGURATION DU POSTE DE TRAVAIL
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cet ?cran est le premier que vous verrez apparaitre apr?s l'installation d'alliance iii. il vous demande de pr?ciser l'emplacement de la base de donn?es (local ou r?seau) d'initialisation du logiciel (alliance.mdb), par d?faut dans le r?pertoire c:alliancemdb. notez qu'il s'agit toujours de cette base au format ms-access 97 vers laquelle vous devez 'pointer' le logiciel, m?me si vous travaillez en architecture client/serveur sous sql server ou oracle. cette base ne contient que les quelques donn?es n?cessaires au lancement et ? la configuration du logiciel, alors que les informations vitales sont stock?es dans la base de votre choix. |
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COMMENTAIRES
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le fichier des 'commentaires ? inclure' permet de d?finir des textes (avec mise en forme) qui viendront s'ins?rer ? votre demande ou automatiquement dans vos documents. id?al pour annoncer des promotions, des ouvertures exceptionelles ou tout autre message publicitaire. |
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PERSONNALISATION DES LIBELL
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pour s'adapter au plus pr?s des activit?s qu' alliance iii permet de satisfaire, et outre des proc?dures sp?cifiques d?velopp?es pour certains m?tiers, un simple param?trage des principaux libell?s des fichiers articles, clients et fournisseurs permet de se rapprocher des utilisateurs. si la notion de 'marque' est aussi inint?ressante pour une librairie autant que l'est celle de 'cat?gorie' pour une entreprise du secteur textile, il suffit de remplacer 'marque' par '?diteur', ou encore 'cat?gorie' par 'saison', pour que l'ensemble du logiciel adopte la terminologie choisie, y compris le site d'e-commerce. |
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GESTION DES DROITS PAR UTILISATEUR OU GROUPE DE TRAVAIL
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chaque utilisateur appartient ? un groupe. l'administrateur syst?me peut attribuer ? chaque groupe des droits particuliers (pr?s de 200 variantes pour affiner les autorisations) |
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APPROBATION ET VALIDATION DE COMMANDES CLIENTS/FOURNISSEURS
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outre le fait de suspendre un compte client ou de lui attribuer un encours maximal susceptible de bloquer une commande, alliance met ? votre disposition un circuit d'approbation/validation de commande clients/fournisseurs. il suffit de param?trer pour chaque client ou fournisseur un seuil ? partir duquel la commande devra ?tre 'co-sign?e' par un responsable disposant des droits requis. tant que la commande ne sera pas approuv?e, il sera impossible de la transformer en bon de livraison ou de l'imprimer sans que n'apparaisse la mention 'commande non approuv?e - ne pas servir' sur le document. |
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UTILITAIRE DE SAUVEGARDE
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l'utilitaire de sauvegarde permet d'effectuer la copie de vos donn?es vers un support externe (disquette, cd) ou sur le r?seau de votre entreprise (dispatching programmable). si des sauvegardes ne sont pas effectu?es r?guli?rement (intervalle personnalisable et d?sactivable), un message d'avertissement est affich? au lancement du logiciel et/ou lors de sa fermeture. |
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